Introdução
A evolução tecnológica, o aquecimento - e até mesmo o desaquecimento - da economia, o aumento da oferta de crédito e o alcance de novos mercados estão entre os fatores que elevam significantemente a competitividade das empresas. Para se manter nesse patamar ou para continuar crescendo, as companhias precisam contar com gerenciamento adequado de seus recursos, dados e procedimentos. Um dos caminhos mais utilizados para isso é a adoção de soluções de ERP (Enterprise Resource Planning), isto é, de sistemas de gestão empresarial. Neste texto, o InfoWester esclarece o que este tipo de software significa para uma empresa, quais as suas vantagens e desvantagens, e fornece outros detalhes explicativos sobre o conceito. Vamos lá?O que é ERP e qual a sua utilidade?
Em sua essência, ERP é um sistema de gestão empresarial. Imagine que você tenha uma empresa que conta com vários sistemas, um para lidar com as contas a pagar, um para gerar folhas de pagamento, um para controlar vendas, um para gerenciar impostos, um para analisar metas e desempenho, entre outros. Em vez de existir um ou mais softwares isolados para cada departamento da companhia, não seria melhor contar com uma integração entre eles, de forma que todos fizessem parte de um sistema unificado? É justamente isso que uma solução de ERP oferece.Com um único sistema integrando todos os departamentos - ou pelo menos os setores mais importantes -, a comunicação interna se torna mais fácil e menos custosa. O departamento financeiro, por exemplo, pode saber rapidamente quanto dinheiro destinar à quitação de impostos e quanto direcionar ao pagamento de funcionários, de acordo com as informações que o setor de gestão de recursos humanos disponibilizar no sistema. O chefe de um determinado departamento pode avaliar o desempenho de um funcionário e discutir junto ao gerente de RH quanto a empresa pode lhe oferecer de aumento. O departamento de marketing pode consultar o controle de vendas, perceber que um determinado produto não está tendo a saída desejada e desenvolver uma nova estratégia para reverter este quadro, ao mesmo tempo em que verifica se a verba disponibilizada é suficiente para este trabalho ou se é necessário marcar uma reunião para solicitar mais recursos.
Perceba, com estes exemplos, que há várias situações onde a integração de sistemas se mostra vantajosa. Note que, com sistemas distintos, cada setor teria mais dificuldade para se comunicar com o outro, resultando em maior consumo de tempo, mais gastos e até em excessivos procedimentos burocráticos. Além disso, com um sistema de ERP, a empresa passa a ter menos fornecedores de software, o que diminui custos com licenças, suporte técnico, servidores, treinamento, entre outros.
Neste ponto, você já deve ter percebido o quão importantes sistemas de gestão podem ser para as empresas: diminuem custos, tornam a comunicação mais eficiente, ajudam na tomada de decisões, permitem uma apuração mais precisa do que está acontecendo na companhia, enfim. Não é por menos que muitas empresas consideram este tipo de software imprescindível às suas atividades.
Implementação de sistemas de ERP
ERP não é o tipo de software que é comprado na prateleira de uma loja para depois ser instalado em um computador e, em seguida, estar pronto para o uso. Acontece que cada empresa, em face de suas atividades e de suas estratégias operacionais, possui necessidades distintas das outras, portanto, sistemas de ERP só serão funcionais se ao menos as características mais importantes da companhia forem levadas em conta.Basta compreender que uma empresa que fabrica medicamentos, por exemplo, tem necessidades bem diferentes de outra que trabalha no ramo de transportes. A primeira precisa se preocupar com obtenção de matéria-prima, pagamento de licenças de patentes, pesquisas em laboratórios, entre outros. A segunda, por sua vez, precisa se preocupar com a idade da frota, com gastos de combustível, com pedágios e assim por diante. Uma empresa também pode atuar em mais de um ramo de atividade ou exercer suas operações em vários estados do país, de forma a ser obrigada a pagar impostos diferentes em cada local, por exemplo. Enfim, como é possível perceber, cada companhia precisa contar um sistema de gestão que se adapte a ela.
No
intuito de controlar gastos, a empresa também precisa definir qual
tipo de licenciamento é mais adequado às suas operações:
instalação do sistema em servidores próprios ou
virtualizados, utilização
do sistema em servidores terceirizados (geralmente, oferecidos pelo provedor
da solução), solução baseada em computação
nas nuvens (cloud computing), pagamento por usuário (ou por
computador de acesso), uma mistura de uma ou mais dessas modalidades,
enfim.As soluções baseadas em cloud computing costumam ter custo menor, pois a empresa não precisa se preocupar com servidores, manutenção, atualização, entre outros. Além disso, oferece acesso mais fácil para usuários que estão fora das dependências da empresa - um vendedor que está em outra cidade visitando um cliente, por exemplo. Por outro lado, podem gerar gastos maiores a longo prazo pois, em geral, seu tipo de licenciamento exige pagamento periódico, como ocorre em uma assinatura de jornal, comparando grossamente.
Repare que é importante à empresa analisar as soluções de ERP existentes no mercado e as modalidades de licenciamento oferecidas para saber qual lhe atende melhor. Se a empresa não tiver uma equipe de Tecnologia da Informação capaz de fazer esta análise, pode valer a pena procurar um serviço de consultoria.
O tempo de implementação também é um parâmetro importante. Sistemas de ERP não começam a funcionar da noite para o dia. Os provedores das soluções precisam de tempo para adaptar o software às atividades da empresa, sem contar que necessitam considerar a infraestrutura, os recursos de segurança, testes, treinamento de pessoal, integração entre departamentos, migração a partir de sistemas legados, entre outros. Além disso, a implementação geralmente ocorre por etapas, de forma que determinados módulos do sistema sejam instalados somente depois de este processo já ter ocorrido com outros. Portanto, a implementação de um ERP pode consumir vários meses.
Módulos de um sistema de ERP
Conforme informado no início do texto, sistemas de ERP lidam com os vários departamentos de uma empresa. No entanto, não precisam, necessariamente, cobrir cada uma delas, pelo menos não ao mesmo tempo. Dependendo das expectativas da companhia em relação ao ERP, é possível atender determinadas áreas em um primeiro momento e as demais de maneira progressiva. Para isso, os provedores fazem o fornecimento do sistema em módulos, que são divididos de acordo com suas funcionalidades.Como você já sabe, não há um sistema de ERP que, por si só, possa atender tudo o que é empresa. É necessário customizar a solução de acordo com as atividades da companhia. Por outro lado, há determinados processos que são bastantes comuns em todas ou na maior partes das empresas, até mesmo por uma questão de legislação. Eis algumas categorias de módulos que se encaixam nesse contexto:
- Financeiro;
- Contabilidade;
- Recursos humanos;
- Ativo fixo;
- Processos;
- Projetos;
- Jurídico.
- Estoque;
- Distribuição de produtos;
- Frota;
- Comércio exterior;
- Gestão de conhecimento;
- Controle de materiais;
- Automação comercial;
- Análise de riscos.
Perceba que nem toda empresa precisa gerenciar frota ou lidar com automação comercial, por exemplo. A vantagem do esquema de módulos está justamente aí. A companhia implementa somente aqueles que lhe são úteis e pode adicionar mais com o tempo, motivada pela expansão dos negócios, pela atuação em um novo segmento do mercado, entre outros.
Escolhendo uma solução de ERP
Você já deve ter percebido que um sistema de ERP é um investimento sério e que precisa ser feito com cuidado. Mas, como escolher uma solução com tantas opções no mercado? Só no Brasil, há várias empresas especializadas em ERP com grande aceitação, como SAP, TOTVS, Microsoft Dynamics e Oracle. Como saber qual é a melhor escolha? Será que considerar somente preço é suficiente? Não há fórmula certa que sirva para todas as empresas, mas há várias dicas que podem ajudar na escolha mais adequada.A primeira é entender exatamente quais as necessidades da companhia em relação ao ERP para então definir o que é prioridade. Tal análise indica um caminho a seguir. Para isso, pode ser necessário realizar reuniões com gerentes dos setores, com funcionários que exercem funções mais críticas, enfim.
Depois disso, fica mais fácil analisar as soluções oferecidas por fornecedores de ERP. Neste ponto, é necessário avaliar as propostas feitas por cada empresa para, em primeiro lugar, identificar aquelas que melhor podem atender às necessidades identificadas. Neste ponto, também é importante verificar quais desses provedores têm experiência no fornecimento de software para o ramo de atuação da companhia.
Uma vez que o sistema de ERP precisa ser customizado para cada empresa, é importante saber também quais as tecnologias que o fornecedor disponibiliza para suas soluções. Com isso, é possível ter uma noção melhor dos custos com servidores, atualização, treinamento, entre outros. Neste aspecto, também é possível analisar a capacidade de integração e comunicação do sistema, a possibilidade de implementação de módulos no futuro, os recursos de segurança, compatibilidade com plataformas distintas (dispositivos móveis, por exemplo) e assim por diante.
Também é muito importante verificar quais as condições do suporte e manutenção oferecidas pelos provedores. O software certamente vai precisar de atualizações ao longo do tempo para correção de erros, melhorias em determinados procedimentos, adaptação para novas necessidades (implementação de uma nova regra tributária, por exemplo), ajustes de segurança, enfim. Sem contar que certas situações podem necessitar de auxílio do fornecedor, por exemplo: um determinado usuário pode precisar de suporte para ter acesso a uma relação de dados a ser submetida para uma auditoria externa.
Preço, é claro, também é um aspecto importante a ser considerado, mas é um erro aceitar apenas a solução mais barata ou acreditar que a opção mais cara, justamente por estar nesta condição, irá suprir todas as necessidades da empresa. Como informado anteriormente, há várias formas de licenciamento, sendo imprescindível analisar com rigor qual é mais adequada à empresa. Deve-se considerar também que há outros custos atrelados, como um plano de suporte e manutenção (que pode ter renovação atual, por exemplo), implementação, infraestrutura, enfim.
Há de se considerar também que muitas companhias que desenvolvem softwares de ERP trabalham com empresas que atuam como intermediárias com os clientes, como se fossem revendas. Entretanto, esses parceiros podem lidar não só com as vendas, mas também com outros processos, como suporte e implementação, por exemplo. A divisão Dynamics, da Microsoft, é uma das fornecedoras que exploram com sucesso esse modelo.
Como dica final, pode ser uma boa ideia iniciar contato com companhias que já utilizam soluções de fornecedores que apresentaram propostas à sua empresa. Esta iniciativa pode ajudar a avaliar os aspectos de desempenho, suporte, manutenção, treinamento e assim por diante. Mas é importante frisar que se um sistema de ERP deu certo em uma determinada companhia, não significa que terá o mesmo êxito na empresa que você representa, mesmo quando ambas atuam no mesmo ramo de atividade. Lembre-se de que cada negócio é único e requer soluções customizadas.
Principais vantagens e desvantagens de sistemas de ERP
Você já sabe que sistemas de ERP podem representar uma diferencial significativo no cotidiano das empresas. No entanto, é importante ter em mente que esse tipo de software não resolverá todos os problemas da companhia e, muitas vezes, pode não oferecer os resultados esperados para determinadas atividades. Além disso, podem trazer benefícios por um lado, mas situações indesejáveis por outro. Por isso, é importante conhecer as vantagens e desvantagens dos sistemas de ERP, não só para escolher a solução mais adequada, mas também para conhecer os riscos atrelados à sua implementação.Note que essa é uma análise que depende dos objetivos da companhia, portanto, muda de empresa para empresa, mas via de regra podemos apontar como vantagens que os sistemas de ERP podem:
- Ajudar na comunicação interna;
- Agilizar a execução de processos internos;
- Diminuir a quantidade de processos internos;
- Evitar erros humanos - em cálculos de tributos e pagamentos, por exemplo;
- Ajudar na tomada de decisões;
- Auxiliar na elaboração de estratégias operacionais;
- Agilizar a obtenção de dados referentes a determinados cenários;
- Diminuir o tempo de entrega do produto ou serviço ao cliente;
- Ajudar a lidar com grandes volumes de informação;
- Evitar trabalho duplicado;
- Fazer com que a empresa se adapte melhor a mudanças no mercado e na legislação.
- Alto custo com customização e implementação;
- mplementação demorada - uma solução de ERP não fica pronta da noite para o dia, como você já sabe;
- Risco de prejuízo financeiro ou de desempenho com erros inesperados do sistema;
- Possíveis problemas com suporte e manutenção caso o fornecedor do software seja vendido ou encerre suas atividades;
- Dependência, que pode dificultar as atividades da empresa quando o sistema fica, por algum motivo, indisponível;
- Adaptação e treinamento por parte de funcionários podem demorar mais tempo que o esperado;
- Resistência ao novo, em caso de implementações ou atualizações;
- O sistema pode exigir mudanças em determinados aspectos da cultura interna da empresa;
- Pode-se perceber tardiamente que aquela solução não oferece a relação custo-benefício esperada;
- Ao longo do tempo, atualizações e acréscimos de módulos podem tornar o sistema excessivamente complexo.
ROI - (Return on Investment - Retorno do investimento)
O ROI (Return on Investment) é uma maneira de a empresa determinar a relação entre o valor aplicado em um investimento - em nosso caso, uma solução de ERP - e os ganhos financeiros obtidos com este. Em outras palavras, é um meio de saber se a implementação do sistema deu o resultado esperado. No entanto, essa é uma medição subjetiva, uma vez que está baseada em estimativas. A empresa deve considerar uma série de fatores para fazer a avaliação mais adequada. Uma delas é o tempo.Como você já sabe, soluções de ERP levam meses para serem implementadas e, acompanhados dos custos dessa fase, estão também as despesas inerentes à manutenção, suporte, treinamento, entre outros. Portanto, esperar que o ROI aconteça dentro de um intervalo de tempo curto muitas vezes é um equívoco, pois em muitos casos os benefícios da utilização do sistema só aparecerão depois de um período considerável de uso.
Para avaliar o ROI, a empresa precisa determinar todas as estimativas de custos do sistema e, essencialmente, comparar essas informações com as economias que este já proporciona. Por exemplo, o ERP fez com que o atendimento da empresa ficasse mais ágil, atraindo mais clientes? A comunicação interna melhorou, tornando os processos mais rápidos? O gerenciamento do estoque está mais preciso, evitando desperdícios ou atrasos na produção por falta de itens? Os funcionários estão gastando menos tempo para realizar determinadas tarefas, melhorando sua produtividade? E assim por diante.
Há vários meios para se calcular o ROI de um sistema de ERP. Se a empresa não tiver uma equipe capacitada para fazer essa avaliação, pode contratar consultorias especializadas para obter auxílio nesta tarefa.
Finalizando
Quando o assunto é ERP, não raramente há a associação deste tema com outros tipos de software para o segmento corporativo, entre eles, CRM (Customer Relationship Management), BI (Business Intelligence) e SCM (Supply Chain Management). Todos podem atuar em conjunto com o ERP, inclusive como módulos.Tal como o ERP, estes sistemas existem porque podem ajudar a empresa a ser mais competitiva: sistemas de CRM atuam nos processos de relacionamento com o cliente; softwares de BI podem auxiliar na análise de dados e nas tomadas de decisões; soluções de SCM ajudam no gerenciamento eficiente da cadeia de suprimentos.
Isso mostra o quanto este mercado é grande e promissor, principalmente se levarmos em conta que o número de conexões banda larga à internet está aumentando e que há uma oferta cada vez maior de serviços baseados em cloud computing, permitindo que softwares de ERP cheguem a uma quantidade cada vez maior de empresas. Trata-se de um cenário bom para todo mundo: para as companhias desenvolvedoras, pois gera perspectivas de oportunidades de negócios; para os profissionais de TI, pois aumenta o número de vagas no segmento; e para os clientes, pois um mercado concorrido resulta em melhores produtos, aumentando as chances de a empresa encontrar uma solução realmente adequada aos seus negócios.
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